في هذا التقرير سنشارك معكم نماذج الاحلال الوظيفي و كذلك منهجية الاحلال والتعاقب الوظيفي
و سنجيب على سؤال: ما هو الاحلال الوظيفي و ماهي خطوات الاحلال و التعاقب الوظيفي التي سأستفيد منها في هذا النموذج
بالاضافة إلى محتويات المرفق الذي يتضمن نموذج
الاحلال الوظيفي هو عملية تعاقب على منصب ما أو بشكل مبسط إستبدال موظف بموظف اخر بمعنى إيجاد بديل له في حالة غيابه لسبب ما، كالمرض أو الحضور لالتزامات أو المشاركة في فعاليات ما...إلخ، و يمكنك استغلال الاحلال الوظيفي أو التعاقب الوظيفي لسبب اخر و هو تغيير الهيكل الوظيفي للشركة لسبب من الاسباب
كخلاصة: الاحلال أو التعاقب الوظيفي هو إستبدال موظف باخر لأي سبب من الاسباب.
نماذج و منهجية الاحلال و التعاقب الوظيفي:
النموذج الذي نتحدث عنه يحتوي على ستة خطوات مهمة تعتبر منهجية للاحلال و التعاقب الوظيفي:
- الخطوة الأولى:
تقوم دائرة الموار البشرية بتحديد المناصب / الوظائف الرئيسة والموظفين الرئيسيين في الشركة حسب النموذج التالي: ( ستجد النمودج في المرفق أسفل هذا التقرير لتحميله عبارة عن ملف DOC قابل للتعديل)
- الخطوة الثانية:
- رسالة تحت موضوع: خطة الإحلال الوظيفي
- استبيان الاحلال الوظيفي و يتضمن إثنا عشر قسما:
- القسم الأول: بيانات المدير/المسئول
- االقسم ألثاني: هي أهم المهام والمسؤوليات الموكلة إليك ؟
- القسم الثالث:ما هي المشاكل والمخاطر التي يمكن أن تنشأ في حال تغيبكم عن العمل لأي سبب كان ؟
- القسم الرابع: في حال تغيبكم عن العمل من هو الشخص الذي تراه مناسباُ وترشحه ليحل محلك؟
- القسم الخامس: بيانات المرشح؟
- القسم السادس: ما هي أهم المهام والمسؤوليات الموكلة للمرشح؟
- القسم السابع: تقييم المرشح
- القسم الثامن: تحديد أهم نقاط القوة لدى المرشح
- القسم التاسع: تحديد أهم نقاط الضعف لدى المرشح
- القسم العاشر: حدد الأعمال التي يمكن للمرشح أن يقوم بها بمهنية ويمكن الاعتماد عليه؟
- القسم الحادي عشر: حدد الأعمال التي لا يمكن فيها الاعتماد على المرشح للقيام بها؟
- القسم الثاني عشر: حدد الدورات التدريبية التي يحتاجها الموظف لتطوير قدراته ومهاراته؟
- الخطوة الثالثة:
1. المخاطر التي يمكن أن تنشأ عن تغيب كل مسؤول كما وردت من المسؤولين .
2. تحديد أسماء المرشحين للخلافة ونقاط القوة والضعف والاحتياجات التدريبية حسب النموذج التالي: ( ستجد النمودج في المرفق أسفل هذا التقرير لتحميله عبارة عن ملف DOC قابل للتعديل)
3. تفريغ الاستبيان حسب النوذج التالي. ( ستجد النمودج في المرفق أسفل هذا التقرير لتحميله عبارة عن ملف DOC قابل للتعديل)
- الخطوة الرابعة:
رفع خطة الإحلال للمدير العام ومن بعدها لمجلس الإدارة لاعتمادها وإقرارها.
- الخطوة الخامسة:
بعد إعتماد خطة الاحلال من مجلس الإدارة يتم إعداد خطة تدريبية للصف الثاني (المرشحين) لتأهيلهم ليكونوا على استعداد لتسلم مهامهم في حالة خروج أحد المدراء. حيث يتم إطلاع المرشحين على كافة الأعمال التي يقوم بها المدير ويتم إطلاعه على اسرار العمل ونقاط الخطر.
- الخطوة السادسة:
بعد الانتهاء من عملية التدريب والتأهيل يمكن عمل الآتي:
- إعطاء إجازة للمدراء الرئيسين لمدة معينة وتسليم الأعمال لنوابهم لتقييم ادائهم من قبل لجنة يترأسها المدير العام.
- وفي حال اخفاق النائب في إدارة العمل وكان دون المتوقع يتم استثنائه من الخطة والبحث عن بديل آخر.
- في حال عدم وجود مرشح بديل لأحد المدراء يتم الإشارة إلى ذلك في الخطة ويتم اقتراح اشخاص من خارج الشركة ممكن أن يكونوا معروفين لديهم من شركات منافسة.