تعرف على طريقة ادارة مخازن قطع غيار السيارات و النماذج المطلوبة لتحضيرها
يوجد في كل شركة تعمل في مجال خدمة و صيانة و إصلاح المركبات مستودع قطع غيار سيارات متوفر فيه جميع القطع التي تحتاجها الشركة لسياراتها لكي تقدم الخدمة لزبائن الشركة، و يوجد للشركات الكبيرة فروع في جميع مناطق المملكة، لكي تقدم خدمتها في كل مدينة يوجد فيها سياراتها، و بذلك فإنه تتم عملية طلب قطع غيار لبعض قطع الغيار المتوفرة في بعض الفروع و يتم إحضارها بأسرع وقت لضمان سرعة العمل في جميع ورش الصيانة، و كذلك يوجد في المستودع أجهزة لكي تبين قطع الغيار الموجودة و غير الموجودة و الناقصة في أقصر وقت ممكن، و كذلك يستخدم جهاز الميكروفلم أو الميكروفيش في عملية صرف قطع الغيار أو إستخدام الحاسب الالي.
و تحتل وظيفة ادارة مخازن قطع غيار السيارات جزءا حيويا في ورش سيارات، و تعتمد الأهمية النسبية لوظيفة ادارة قطع الغيار على طبيعة حجم الورشة و نشاطها و لذلك ليست هناك خطة نمطية واحدة لتنظيم المستودعات يمكن أن تطبق في كافة محطات خدمة سيارات و لكن هناك المبادئ التي يمكن أن تسترشد بهاعند دراسة هذا الموضوع.
خدمات إدارة المخزن و المستودعات
تعمل ادارة مخازن قطع غيار السيارات لمساعدة النشاط التشغيلي لإجراء عمليات الصيانة و الاصلاح في ورش المركبات حتى تتمكن الورشة من تقديم خدمات الصيانة و الاصلاح و التوضيب، و لا يمكن أن نتصور نجاح إدارة ورش المركبات دون مساندة إدارة ادارة مخازن قطع غيار السيارات أو دون إهتمام الادارة ذاتها بنشاط المستودعات إذ إن الهدف الأول لإدارة المخازن هو خدمة الادارات المختلفة في محطة الخدمة و هو الهدف الذي يجب أن تدور حوله كل جهود و مسؤوليات المستودعات أو المخازن.و بجانب خدمة الادارات الاخرى هناك أنواع من النشاط التي تباشرها إدارة المستودعات و المخازن- رغم أن لكل منها أهميتها - هي في الواقع مكملة للهدف الأول و هو مساعدة النشاط التشغيلي للورشة و يمكن تلخيص خدمات ادارة مخازن قطع غيار السيارات في النقاط التالية:
- تحقيق التوازن في تدفق ما تحتاج إليه الورشة من الخامات و المواد الأولية، و المهمات و الأجزاء و العدد و التجهيزات المقابلة احتياجات عمليات الصيانة و الاصلاح و التوضيب.
- تدفق المواد المطلوبة لأغراض الصيانة و الاصلاح، و تحضير قطع غيار كلما إحتاجت إليها الورشة عند التوصل بنموذج طلب قطع غيار.
- قبول مخلفات الورشة من أجزاء و مجموعات السيارات و التي تم فكها من السيارة لعدم صلاحيتها للعمل و تخزينها لحين التخلص منها في الوقت المناسب.
نموذج طلب صرف قطع غيار
النماذج المستخدمة في صرف قطع الغيار:
يتم صرف قطع الغيار لعامل الصيانة عنما يأتي لطلب قطعة الغيار المراد صرفها من المستودع، و بالتالي يقوم موظفو المستودع بإستخراج القطعة عن طريق الكمبيوتر فيرسل نموذج تحضير قطع غيار إلى المسؤول داخل المستودع بحيث تكون كل قطعة لها رقم خاص و مسجل بترتيب معين و عند الحصول على القطعة يذهب بها العامل إلى موظف الكمبيوتر لتسجيل رقمها عند خروجها من غرفة المناولة.
عند طلب الورشة لقطعة غير موجودة في المستودع من خلال إرسال نموذج طلب قطع غيار، يقوم موظف صرف القطع بإرسال أرقام القطع التي تحتاجها الورشة إلى الشركة المصنعة لارسال القطع المطلوبة و غير الموجودة في الورشة، و يتم وصول القطع في فترة قصيرة تتراوح ما بين يوم إلى يومين من وقت إرسال الطلبية.
و يتم كتابة الاجزاء المطلوب الحصول عليها من قسم قطع الغيار في نموذج تحضير قطع غيار المعد لذلك و يتم الذهاب به إلى موظف قطع الغيار حيث يقوم بالتأكد من وجود هذه القطعة بواسطة الكمبيوتر حيث يدخل رقم الصنف و إذا لم يكن حافظه فيرجع إلى الدليل (الكتيب) ثم يقوم بالتوقيع على البطاقة و يقوم العامل بأخذ الكرت إلى برج المراقبة و ذلك لإعطائه رقم ثم يذهب به إلى موظف قطع الغيار مرة أخرى حيث يقوم بكتابة قطع الغيار على الكمبيوتر و تحضيرها إلى العامل و إعطائه القطع.
و في النهاية يقوم الموظف بتسجيل فاتورة نهائية بجميع القطع التي أخذت من المستودع و يتم إرسالها مع بطاقة السيارة إلى موظف الاستقبال مرفوقة بنسخة من نموذج طلب صرف قطع غيار.
في النهاية نود أن نشير إلى أنه بإمكانكم أن تضعوا الايمايل الخاص بكم حتى تتمكنوا من التوصل بنموذج تحضير قطع غيار السيارات بصيغة DOC أو EXCEL او PDF.
يتم صرف قطع الغيار لعامل الصيانة عنما يأتي لطلب قطعة الغيار المراد صرفها من المستودع، و بالتالي يقوم موظفو المستودع بإستخراج القطعة عن طريق الكمبيوتر فيرسل نموذج تحضير قطع غيار إلى المسؤول داخل المستودع بحيث تكون كل قطعة لها رقم خاص و مسجل بترتيب معين و عند الحصول على القطعة يذهب بها العامل إلى موظف الكمبيوتر لتسجيل رقمها عند خروجها من غرفة المناولة.
عند طلب الورشة لقطعة غير موجودة في المستودع من خلال إرسال نموذج طلب قطع غيار، يقوم موظف صرف القطع بإرسال أرقام القطع التي تحتاجها الورشة إلى الشركة المصنعة لارسال القطع المطلوبة و غير الموجودة في الورشة، و يتم وصول القطع في فترة قصيرة تتراوح ما بين يوم إلى يومين من وقت إرسال الطلبية.
مستودع قطع الغيار في ورش السيارات:
يحتوي قسم مستودع قطع الغيار على قسم المبيعات للزبائن بالكاش حيث يوجد بهذا القسم عدد من الموظفين المختصين الذين يعملون في قسم قطع الغيار و الذين يقومون بمعالجة نماذج طلبات قطع غيار بهدف تحضيرها، و يحتوي قسم المستودع على الاف البنود من القطع و كل بند يحتوي على عدد من الوحدات حيث يتم وضع قطع الغيار فيه بالترتيب و يتم تخزين قطع الغيار في الكمبيوتر و ذلك عن طريق الأرقام و أرقام القطعة نفسها حيث يجب على محطة خدمة المركبات أن تتمتع بشبكة إتصال بالكمبيوتر خاصة في جميع المملكة، و عند عدم وجود قطعة غيار في المستودع فإنه يتم إرسال نموذج طلب صرف قطع غيار بالكمبيوتر من المستودعات الرئيسية الموجودة حيث يتم تحضيرها و إرسالها عن طريق الشحن الجوي و إذا لم تتوفر في المستودعات الرئيسية يتم طلبها من الدولة المصنعة عن طريق شبكة الكمبيوتر و يقوم المندوب هناك بإحضارها و إرسالها عن طريق الشحن الجوي.و يتم كتابة الاجزاء المطلوب الحصول عليها من قسم قطع الغيار في نموذج تحضير قطع غيار المعد لذلك و يتم الذهاب به إلى موظف قطع الغيار حيث يقوم بالتأكد من وجود هذه القطعة بواسطة الكمبيوتر حيث يدخل رقم الصنف و إذا لم يكن حافظه فيرجع إلى الدليل (الكتيب) ثم يقوم بالتوقيع على البطاقة و يقوم العامل بأخذ الكرت إلى برج المراقبة و ذلك لإعطائه رقم ثم يذهب به إلى موظف قطع الغيار مرة أخرى حيث يقوم بكتابة قطع الغيار على الكمبيوتر و تحضيرها إلى العامل و إعطائه القطع.
و في النهاية يقوم الموظف بتسجيل فاتورة نهائية بجميع القطع التي أخذت من المستودع و يتم إرسالها مع بطاقة السيارة إلى موظف الاستقبال مرفوقة بنسخة من نموذج طلب صرف قطع غيار.
نموذج تحضير قطع غيار